Mantém o trabalho de construção multimilionário no caminho certo com colaboração móvel perfeita

Pequenos atrasos, grandes custos

Em projetos de construção de milhões de dólares, a comunicação oportuna é crucial, pois mesmo pequenos atrasos podem custar milhares. Para a empresa de construção americana VCC, garantir que os funcionários possam se comunicar com eficácia é fundamental para manter o trabalho dentro do prazo e do orçamento.

“A colaboração está no centro do que fazemos”, diz Jerry Horani, Diretor de Tecnologia da VCC. “Nosso negócio depende de as pessoas terem as informações certas no momento certo para tomar decisões atestadas. Quanto mais pudermos conectar nosso pessoal que trabalha nas obras aos tomadores de decisão que trabalham em nossos escritórios, melhor podemos evitar atrasos caros em nossos projetos.”

No passado, os funcionários da VCC usavam laptops para se conectar remotamente ao sistema de gerenciamento de construção da empresa, desenvolvido na plataforma HCL Notes e Domino. À medida que a popularidade dos dispositivos móveis explodiu, a empresa reconheceu uma oportunidade de capacitar seu pessoal para colaborar de forma ainda mais eficaz com seus pares em todo o país.

“A maior parte de nossa força de trabalho é móvel”, continua Horani. “Eles estão viajando pelo país, visitando canteiros de obras e muitas vezes trabalhando em locais que não têm escritórios bem equipados. Por esse motivo, estávamos ansiosos para encontrar uma maneira de disponibilizar nossa plataforma de gerenciamento de construção em dispositivos móveis.”

Decisões rápidas reduzem o risco
 

Para atingir seus objetivos de colaboração, a VCC decidiu desenvolver um aplicativo móvel para seus sistemas de negócios HCL Domino.

“Por muitos anos, contamos com os aplicativos HCL Domino para conduzir nossos negócios e sempre estivemos extremamente satisfeitos com a solução e o suporte”, afirma Horani. “Como muitos de nossos aplicativos de missão crítica dependem do HCL Domino, estávamos ansiosos para evitar a necessidade de redesenhar nossos sistemas back-end. Ao desenvolver nossa plataforma existente, percebemos que poderíamos fornecer as funcionalidades de que precisávamos sem reinventar a roda - nos ajudando a colher os benefícios da colaboração móvel rapidamente.”

Trabalhando em conjunto com a HCL e o Parceiro de Negócios da HCL, Prominic.NET, a VCC lançou sua solução móvel na nuvem - permitindo que gerentes e funcionários colaborem de forma integrada e acessem informações rapidamente.

“Durante todo o nosso processo de implantação, fomos apoiados pela orientação de especialistas da HCL - sempre que tínhamos uma dúvida, as respostas de que precisávamos eram apenas um telefonema ou um e-mail de distância”, lembra Horani. “Desde o início, estávamos certos de que queríamos a escalabilidade e a economia da nuvem, e escolhemos o Prominic.NET por sua vasta experiência em hospedagem de soluções HCL. Sabíamos que podíamos contar com a plataforma de nuvem confiável, altamente disponível e rica em segurança da empresa para ajudar a garantir que nossa solução de colaboração móvel esteja acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Melhor ainda, o Prominic.NET nos oferece recursos robustos de backup e recuperação de desastres, garantindo a proteção de nossos dados”.

Para agilizar os principais processos, como o gerenciamento de pedidos de mudança, a VCC integrou seu novo aplicativo móvel à plataforma de gerenciamento de conteúdo Box Enterprise e à solução de assinatura eletrônica DocuSign.

“Em um canteiro de obras, as coisas podem acontecer rapidamente - e circunstâncias imprevistas muitas vezes tornam necessário adicionar, remover ou alterar o escopo original da obra de um contrato”, explica Horani. “No passado, assinar um pedido de alteração exigia acesso a um laptop ou desktop, o que costuma ser um desafio em um site ativo.

“Para reduzir o risco de atrasos em nossos projetos, criamos um fluxo de trabalho móvel para pedidos de alteração. Nossa equipe na obra agora pode assinar os documentos com o toque de um botão no DocuSign em seus dispositivos móveis. Usando Java APIs [interfaces de programação de aplicativos] para integrar DocuSign com HCL Notes, nosso pessoal pode concluir todo o fluxo de trabalho sem nunca ter que deixar o cliente Notes ou Verse - proporcionando uma experiência simplificada.”

Ele acrescenta: “Depois de assinados, nossos formulários DocuSign são arquivados automaticamente em nosso sistema de compartilhamento de arquivos. Isso nos permite minimizar nossa dependência de email para compartilhar arquivos, o que contribui para menos tráfego em nossa rede e menores requisitos de armazenamento. O compartilhamento de links para arquivos armazenados em nosso sistema de compartilhamento de arquivos também torna mais fácil manter um controle de versão robusto em projetos colaborativos e ajuda a garantir uma única versão da verdade para as informações em toda a empresa.”

Mantendo os projetos funcionando perfeitamente

Hoje, mais de 300 funcionários da VCC usam o aplicativo móvel para conduzir suas atividades do dia a dia. Ao reunir todos na empresa, a empresa está equipando-os com os insights oportunos de que precisam para tomar decisões informadas com mais rapidez do que nunca.

“No passado, nossos funcionários remotos procuravam um local adequado para instalar um laptop se precisassem de informações de nossos sistemas de back-office - mas hoje, tudo mudou”, diz Horani. “Como nossos funcionários podem acessar informações atualizadas em trânsito a partir de seus dispositivos móveis, estimamos que melhoramos a produtividade em até 40 por cento.”

Ele continua: “Uma colaboração mais forte entre nosso pessoal na obra e os tomadores de decisão em nossa sede também nos ajuda a enfrentar problemas que têm o potencial de causar atrasos na construção. Na verdade, estamos confiantes de que melhoramos nossa eficiência de gerenciamento de projetos em até 30% e reduzimos o risco de atrasos no projeto em até 35%.”

Ao adotar uma solução móvel para coordenar suas operações em todo o país, a VCC está fortalecendo sua cultura de trabalho digital.

“Nosso pessoal adotou rapidamente nosso aplicativo móvel e ele já está gerando mudanças significativas na forma como nosso pessoal se envolve com seus colegas”, comenta Horani. “Vemos que nosso pessoal está preferindo cada vez mais organizar reuniões virtuais em vez de dirigir até um local e voltar - ajudando-os a economizar tempo e reduzindo nossos gastos com viagens em até 10% ao ano.”

Inspirada pela popularidade de seu aplicativo móvel, a VCC já está planejando o futuro. A empresa implantou recentemente o HCL Connections para atuar como uma nova intranet corporativa e atualmente está trabalhando com a HCL para integrar a videoconferência da Cisco WebEx em seu ambiente de colaboração.

Ele conclui: “Sem dúvida, disponibilizar nossos sistemas de negócios no celular é uma poderosa fonte de vantagem competitiva. Estamos confiantes de que nossas soluções HCL permitirão ainda mais eficiência e controle sobre nossos processos - ajudando-nos a manter o trabalho de alto valor no caminho certo.”