Abre o caminho para os serviços digitais com valor agregado com colaboração de classe empresarial integrada

Almejando a liderança de mercado    

Em 2050, espera-se que mais da metade dos africanos vivam em cidades e, à medida que a urbanização se intensifica em todo o continente, os negócios na superlotada indústria de materiais de construção enfrentam uma competição feroz pela fidelidade do cliente.. 

AfriSam, um fornecedor líder de materiais de construção na África do Sul, percebeu que os serviços de valor agregado seriam essenciais para aumentar sua participação e se tornar o fornecedor preferido dos clientes em novos mercados. 

Lucy Montague, gerente de portfólio de IS e aplicativos não SAP, AfriSam, começa: “Atendemos clientes que vão desde entusiastas de DIY a grandes empresas de construção na África do Sul, Botswana, Lesoto, Suazilândia e Tanzânia, e nossa missão é ajudar nossos clientes a construir um sociedade melhor com soluções superiores em materiais de construção. 

“Em toda a África, a crescente popularidade dos smartphones e a expansão dos serviços de internet móvel devem transformar a maneira como os clientes navegam, comparam e compram. Vimos uma oportunidade de criar serviços digitais que nos diferenciariam de nossos concorrentes - permitindo que os clientes solicitem orçamentos, façam pedidos e rastreiem as entregas online. ”” 

No passado, a AfriSam dependia de processos baseados em papel e e-mail para conduzir seus negócios. Como primeiro passo na transformação de seus serviços, AfriSam precisava lançar as bases para a nova forma de trabalhar. 

“Nossa dependência de e-mail, papel e chamadas telefônicas consumiam uma grande quantidade de tempo e recursos”, explica Montague. “Por exemplo, todos os anos realizamos uma auditoria para renovar nossa certificação ISO 9001 - um pré-requisito para licitações em grandes projetos de construção e engenharia. Como era difícil para nosso pessoal capturar as informações de que precisava, a execução das tarefas de auditoria interna exigidas poderia levar até seis meses e, novamente, o mesmo tempo para preparar o relatório. ” 

Ela continua: "Os processos baseados em papel também dificultaram garantir que todas as nossas diferentes unidades de negócios estivessem seguindo as melhores práticas. No total, tínhamos mais de 25.700 documentos relacionados a políticas, procedimentos e instruções de trabalho em toda a empresa, o que tornou isso fácil para várias versões da verdade coexistirem. Documentar processos dessa forma também limitou nossa capacidade de nos adaptarmos rapidamente. Para garantir que tivéssemos agilidade para competir com sucesso, queríamos capacitar nosso pessoal para trabalhar em conjunto de uma forma ágil e contínua . " 

Conduzindo uma transformação digital 

AfriSam decidiu aumentar sua solução existente HCL Notes® e HCL Domino® para e-mail e calendário com uma rede social empresarial baseada no HCL Connections - reunindo e-mail, gerenciamento de tarefas, mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e edição colaborativa de documentos em uma única plataforma. 

Montague lembra: “Inicialmente consideramos o Microsoft SharePoint, pois tive experiência na implantação da plataforma em outras empresas. No entanto, quando comparamos a solução da Microsoft com a oferta da HCL, sentimos que os recursos de colaboração no Connections eram mais adequados para nossos requisitos específicos de negócios ”. 

Para colocar sua estratégia digital em ação, AfriSam contratou HCL Platinum Business Partner i1 Solutions para moldar fluxos de trabalho colaborativos para processos de negócios chave, como auditoria ISO 9001 usando HCL Connections e HCL LEAP. 

“A i1 Solutions nos forneceu os recursos especializados de que precisávamos para garantir que nosso projeto fosse um sucesso; e seus consultores realmente foram além por nós ”, comenta Montague. “Como nossa solução de colaboração é a base para outras iniciativas em nosso programa de transformação de negócios, estávamos trabalhando com um prazo apertado - e a equipe da i1 Solutions trabalhou conosco dia e noite para nos levar até a linha de chegada a tempo.” 

A empresa também trabalhou com o parceiro de negócios da HCL, Ukuvuma Solutions, para implementar a solução de colaboração personalizada. 

Hoje, AfriSam implementou o HCL Connections para 1.011 usuários em toda a empresa. E para envolver os funcionários no processo de mudança, AfriSam desenvolveu uma nova estratégia de comunicação de cima para baixo, de baixo para cima, chamada de Modo AfriSam. 

Queríamos construir um espaço de trabalho digital centralizado para todos os nossos funcionários e, graças às nossas soluções HCL e ao AfriSam Way, isso é exatamente o que alcançamos ”, diz Montague. “As atas de todas as nossas reuniões - sejam elas realizadas virtualmente ou cara a cara - agora são capturadas no HCL Connections, bem como toda a nossa documentação sobre políticas e procedimentos. 

“Desde que adotamos uma abordagem de negócio social, medir e manter os padrões ISO se tornou parte da vida diária. Na verdade, durante nossa análise de lacunas mais recente, nossos auditores se esforçaram para comentar sobre a diferença positiva que o uso do HCL Connections para rastrear ações e responsabilidades fez. ”

Estabelecendo a base para serviços de valor agregado

Com uma rede social de negócios apoiando suas operações em toda a África do Sul, AfriSam está construindo a cultura digital ágil de que precisa para avançar com a transformação de seus serviços ao cliente.

“No passado, encerrar problemas identificados durante uma auditoria podia levar meses, mas hoje, tudo mudou”, explica Montague. “Todos os itens que identificamos em uma reunião, ou auditoria interna vão para uma comunidade de auditoria no HCL Connections como uma atividade. Alocamos essas atividades aos gerentes de linha relevantes, que normalmente carregam as evidências necessárias para resolver os itens em questão de horas. Graças à maior visibilidade que o HCL Connections nos oferece, já encerramos vários itens de auditoria este ano e conseguimos reduzir o número de documentos em circulação de 25.700 para 4.700.

Ela acrescenta: “A solução HCL também está nos ajudando a quebrar a barreira entre o gerenciamento de riscos corporativos e os negócios. Recentemente, criamos um fluxo de trabalho de auto-auditoria usando o HCL LEAP, com o portal de integração de agilidade da Ukuvuma Solutions e o HCL Domino Designer XPages para transformar automaticamente os itens de auditoria relatados em atividades do HCL Connections. Reduzimos significativamente nossa carga de trabalho por ano, liberando nosso pessoal para se concentrar em atividades de valor agregado. ”

Com uma única fonte de verdade para procedimentos e documentação de política no HCL Connections, AfriSam está ajudando a garantir que todas as suas unidades de negócios estão seguindo as melhores práticas.

“No passado, a combinação de comunicação limitada entre departamentos e processos baseados em papel significava que sempre havia o risco de que diferentes partes da empresa seguissem abordagens diferentes para procedimentos como o recrutamento”, comenta Montague. “No processo de digitalização de nossa documentação e migração para o HCL Connections, fomos capazes de consolidar nossos processos e procedimentos em 98 por cento, ajudando-nos a manter padrões claros e consistentes em AfriSam.” 

Com uma plataforma de colaboração de classe empresarial no centro de seus negócios, AfriSam está se preparando para lançar serviços inovadores de valor agregado para apoiar o crescimento de seus negócios.

“Quando embarcamos pela primeira vez em nosso processo de transformação, tínhamos um objetivo claro: que a tecnologia ficasse em segundo plano”, diz Montague. “Hoje, é exatamente isso o que está acontecendo. Se um de nossos gerentes estiver na sala de controle de uma fábrica, ele pode responder a uma mensagem em seu dispositivo móvel imediatamente. Nosso pessoal começa a trabalhar cada vez mais com reuniões matinais no HCL Connections - está se tornando o primeiro lugar que eles visitam para planejar seus dias. ”

Ela conclui: “Olhando para o futuro, vemos que tornar-se uma empresa digital será a chave para nos diferenciarmos em um mercado competitivo. Graças à nossa nova estratégia de comunicação e ao HCL Connections, estamos construindo os recursos básicos de que precisamos para oferecer suporte a serviços inovadores. ”