Eliminando o sofrimento das declarações de despesas com aplicativos móveis convenientes

Modernizando a gestão de despesas 

Para a maioria das pessoas, reservar uma ou duas horas para separar os recibos e preencher um relatório de despesas é um mal necessário. Não para Acubiz. Fundada em 1997, com o objetivo de eliminar a complexidade da gestão de despesas, a empresa está empenhada em ajudar seus clientes a otimizar e automatizar o que normalmente é um processo manual demorado.

Anders Holm Petersen, Desenvolvimento de Negócios, Acubiz, retoma a história: “Descobrimos que a maioria das organizações depende de planilhas para gerenciar despesas de negócios. Por exemplo, um funcionário insere os detalhes de suas despesas em uma planilha e a envia ao departamento financeiro junto com um envelope cheio de recibos e faturas em papel. A equipe de finanças deve então inserir manualmente esses dados no sistema de contabilidade da organização. Isso sobrecarrega a equipe, e cada envio de despesas leva em média 60 minutos. A entrada manual de dados em diferentes sistemas também apresenta o risco de erro humano. ”

Para tornar o envio, processamento e gerenciamento de despesas comerciais mais rápido e fácil, a Acubiz lançou o Sistema de Gerenciamento de Despesas (EMS) da Acubiz, baseado no software de colaboração HCL Domino.

“Há mais de 20 anos ajudamos nossos clientes a otimizar o gerenciamento de despesas e aumentar a produtividade do processamento”, afirma Anders Holm Petersen. “Mas não descansamos sobre os louros - estamos sempre procurando maneiras de melhorar nosso serviço. É por isso que decidimos incorporar a funcionalidade móvel no Acubiz EMS.”

Tornando-se móvel 

Ansiosa para expandir sua oferta de serviços, a Acubiz queria tornar o Acubiz EMS fácil de usar em dispositivos móveis. Anders Holm Petersen relembra: “Percebemos que havia uma maneira de tornar o envio de despesas ainda mais conveniente - e isso estava no bolso de todos. Projetamos e desenvolvemos um aplicativo para smartphone, denominado Acubiz Capture, que permite aos funcionários tirar uma foto de um recibo e enviá-lo diretamente para o Acubiz EMS de sua empresa. A declaração de despesas é processada usando uma série de fluxos de trabalho totalmente digitalizados e automatizados. Em seguida, os dados são canalizados para o sistema de folha de pagamento e o funcionário é reembolsado pelas despesas - sem ter que preencher nenhuma planilha ou enviar recibos em papel ”.

A comunicação rápida e confiável entre o aplicativo móvel e o Acubiz EMS dos clientes é crítica, como Anders Holm Petersen explica: “HCL Domino, a base do Acubiz EMS, fornece todas as interfaces necessárias para garantir a comunicação entre o aplicativo e o portal da web - ou seja, fotos são instantaneamente visíveis no Acubiz EMS. Nós realmente apreciamos como o HCL Domino nos permite expandir nossa solução central e introduzir novos recursos, tudo ao mesmo tempo servindo como a base para nossos serviços. ”

Ele elabora: “HCL Domino está no coração da Acubiz EMS. Armazenamos e lidamos com mais de 25 milhões de transações por ano na plataforma HCL Domino, que fornece recursos de segurança integrados para manter os dados financeiros confidenciais protegidos. Também ficamos impressionados com a facilidade de manutenção da plataforma.”

Reivindicações mais rápidas e flexíveis

Com o Acubiz Capture e o Acubiz EMS, as empresas podem concluir suas despesas de maneira mais rápida e econômica do que nunca. Anders Holm Petersen diz, “os funcionários podem fazer upload de fotos de seus recibos em questão de segundos, para que possam descartar o recibo em papel e continuar com o dia. Eles não precisam mais se preocupar em receber recibos e apresentar um relatório de despesas quando voltam ao escritório. As equipes de finanças, por sua vez, não precisam mais vasculhar pilhas de recibos de papel e inserir os dados em planilhas e sistemas contábeis diferentes. Descobrimos que, em média, os clientes podem processar um pedido de reembolso em apenas cinco minutos usando o Acubiz Capture e o Acubiz EMS - em comparação com mais de uma hora no passado. ”

Como todas as transações de cartão de crédito da empresa são importadas automaticamente para o Acubiz EMS, as equipes financeiras podem facilmente combinar essas transações com os recibos dos funcionários no Acubiz Capture, economizando ainda mais tempo. As transações com cartão ficam visíveis no Acubiz EMS em 24 horas, poupando às equipes de finanças o incômodo de inserir os detalhes e combiná-los com os recibos eletrônicos correspondentes manualmente.

A peça móvel provou ser muito popular - desde o lançamento do aplicativo para smartphone há alguns anos, a base de usuários da Acubiz cresceu de 40.000 para mais de 110.000. A Acubiz também lançou um aplicativo que permite que a administração aprove as despesas dos funcionários em trânsito. “A aceitação foi fantástica e os clientes estão muito felizes com a solução da Acubiz”, afirma Anders Holm Petersen. “Mas, como eu disse, estamos sempre procurando melhorar os serviços e adicionar novos recursos. Por exemplo, introduzimos recentemente um acréscimo de reembolso do IVA (imposto sobre valor agregado) que torna mais fácil para os clientes reclamarem de volta nas compras em países estrangeiros.

“Também estamos procurando aproveitar todos os dados armazenados no Acubiz EMS, introduzindo serviços de análise. Queremos ajudar os clientes a obter uma visão mais aprofundada de seus gastos com despesas e ajudá-los a responder a perguntas como, ‘Em que tipo de despesas estou gastando mais?’

Com grandes planos para o futuro da Acubiz EMS, a empresa tem total confiança na plataforma HCL Domino subjacente.