シームレスなモバイルコラボレーションにより、数百万ドル規模の建設作業を順調に進めています

小さな遅延、大きなコスト

数百万ドル規模の建設プロジェクトでは、わずかな遅延でも数千ドルの費用がかかる可能性があるため、タイムリーなコミュニケーションが不可欠です。米国の建設会社 VCC にとって、従業員が効果的にコミュニケーションできるようにすることは、時間と予算内で仕事を続けるために最も重要です。

「コラボレーションは私たちの活動の中心です」と、VCC の最高技術責任者であるジェリーホラニは言います。 「私たちのビジネスは、情報に基づいた意思決定を行うために、適切な情報を適切なタイミングで持っている人々に依存しています。現場で働く人々とオフィスで働く意思決定者をより緊密に結び付けることができれば、プロジェクトのコストのかかる遅延を回避することができます。」

これまで、VCCの従業員はラップトップを使用して、HCL Notes/Domino プラットフォームで開発された会社の建設管理システムにリモート接続していました。モバイルデバイスの人気が爆発的に高まるにつれ、同社は、従業員が全国の同業者とさらに効果的にコラボレーションできるようにする機会を認識しました。

「私たちの労働力のほとんどはモバイルです」と Horani は続けます。 「彼らは国中を旅行し、建設現場を訪れ、設備の整ったオフィス施設がない場所で働くことがよくあります。そのため、私たちは建設管理プラットフォームをモバイルデバイスで利用できるようにする方法を見つけたいと考えていました。」

迅速な意思決定がリスクを削減

コラボレーションの目標を達成するために、VCC は HCL Domino ビジネスシステム用のモバイルアプリを開発することを決定しました。

「私たちは長年、HCL Domino アプリケーションを利用してビジネスを推進してきましたが、ソリューションとサポートには常に非常に満足しています」と Horani 氏は言います。 「私たちのミッションクリティカルなアプリケーションの多くは HCL Domino に依存しているため、バックエンドシステムを再構築する必要性を回避することに熱心でした。既存のプラットフォーム上に構築することで、車輪の再発明をしなくても必要な機能を提供できることに気付きました。これにより、モバイルコラボレーションのメリットをすばやく享受できます。」

VCC は、HCL および HCL ビジネスパートナーの Prominic.NET と協力して、クラウドでモバイルソリューションを開始しました。これにより、マネージャーとオンサイトの従業員はシームレスにコラボレーションし、情報にすばやくアクセスできるようになります。

「導入プロセス全体を通じて、HCLからの専門家の指導に支えられました。質問があるときはいつでも、必要な回答は電話またはメールだけでした」とHorani氏は振り返ります。 「当初から、クラウドのスケーラビリティとコスト効率が必要であることは明らかでした。HCLソリューションをホストする豊富な経験から Prominic.NET を選択しました。同社の信頼性が高く、可用性が高く、セキュリティが豊富なクラウドプラットフォームを利用して、モバイルコラボレーションソリューションに24時間年中無休でアクセスできるようにすることができると確信していました。さらに良いことに、Prominic.NET は堅牢なバックアップおよびディザスタリカバリ機能を提供し、データを確実に保護します。」

注文変更管理などの主要なプロセスを合理化するために、VCCは新しいモバイルアプリをBoxEnterpriseコンテンツ管理プラットフォームおよび DocuSign 電子署名ソリューションと統合しました。

「建設現場では、事態はすぐに発生する可能性があります。予期しない状況により、契約の元の作業範囲を追加、削除、または変更する必要が生じることがよくあります」と Horani 氏は説明します。 「これまで、変更注文に署名するには、ラップトップまたはデスクトップにアクセスする必要がありました。これは、アクティブなサイトではしばしば課題となります。

「プロジェクトの遅延のリスクを削減するために、変更注文のモバイルワークフローを形成しました。当社のオンサイト担当者は、モバイルデバイスの DocuSign のボタンに触れるだけでドキュメントに署名できるようになりました。 Java API [アプリケーションプログラミングインターフェイス]を使用して DocuSign を HCL Notes と統合することにより、従業員はNotesまたはVerseクライアントを離れることなくワークフロー全体を完了でき、合理化されたエクスペリエンスを提供します。」

彼は次のように付け加えています。「署名すると、DocuSignフォームはファイル共有システムに自動的にアーカイブされます。これにより、ファイルを共有するための電子メールへの依存を最小限に抑えることができ、ネットワーク上のトラフィックを減らし、ストレージ要件を減らすことができます。ファイル共有システムに保存されているファイルへのリンクを共有することで、コラボレーションプロジェクトの堅牢なバージョン管理を維持しやすくなり、企業全体の情報に対して単一バージョンの真実を保証するのに役立ちます。」

プロジェクトをスムーズに実行し続ける

現在、VCC 全体で300人を超える従業員が、モバイルアプリを使用して日々の活動を推進しています。同社は、ビジネスに携わるすべての人を結び付けることで、情報に基づいた意思決定をこれまでになく迅速に行うために必要なタイムリーな洞察を提供しています。

「以前は、リモートワーカーは、バックオフィスシステムからの情報が必要な場合に、ラップトップをセットアップするのに適した場所を探していましたが、今日では、すべてが変わりました」と Horani 氏は言います。 「従業員はモバイルデバイスから移動中に最新の情報にアクセスできるため、生産性が最大40％向上したと推定されます。」

彼は次のように続けています。「現場のスタッフと本社の意思決定者の間のより強力なコラボレーションは、下流の建設遅延を引き起こす可能性のある問題に立ち向かうのにも役立ちます。実際、プロジェクト管理の効率を最大 30％向上させ、プロジェクトの遅延のリスクを最大 35％削減したと確信しています。」

全国的な事業を調整するためにモバイルソリューションを採用することにより、VCC はデジタル作業の文化を強化しています。

「私たちの人々は私たちのモバイルアプリをすぐに受け入れてきました。そしてそれはすでに私たちの人々が仲間と関わる方法に大きな変化をもたらしています」とHoraniはコメントします。 「私たちの従業員は、サイトまで車で行き来するのではなく、仮想会議を設定することをますます好むようになっています。これにより、時間を節約し、出張にかかる費用を年間10％も削減できます。」

モバイルアプリの人気に触発されて、VCC はすでに将来の計画を立てています。同社は最近、新しい企業イントラネットとして機能する HCL Connections を導入し、現在 HCL と協力して、CiscoWebEx からのビデオ会議をコラボレーション環境に統合しています。

彼は次のように結論付けています。「間違いなく、当社のビジネスシステムをモバイルで利用できるようにすることは、競争上の優位性の強力な源です。当社の HCL ソリューションにより、プロセスの効率と制御がさらに向上し、価値の高い作業を軌道に乗せることができると確信しています」。