Unkomplizierte Kostenabrechnungen mit praktischen mobilen Apps
Was wir erreicht haben
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Entlastet Mitarbeiter
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Beschleunigt den Prozess der Kostenverarbeitung
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Ermöglicht eine detaillierte Ausgabenanalyse
An wen
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Branche: Professionelle Dienstleistungen
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Produkte: Domino
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Region: EU/Dänemark
Überblick
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Teil 1
Herausforderung
Statt am Ende einer Dienstreise einen Stapel Papierbelege in Händen zu halten und einzureichen, bevorzugen Mitarbeiter es, Ausgaben sofort per Smartphone zu melden.
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Teil 2
Lösung
Acubiz hat das Ausgabenmanagement durch die Bereitstellung mobiler Funktionen in seinem SaaS-Onlineangebot digitalisiert und automatisiert.
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Teil 3
Ergebnisse
Mitarbeiter können Belege jetzt in Sekundenschnelle fotografieren, hochladen und registrieren, ohne lästige Ausgabenberichte erstellen zu müssen.
Die Herausforderung
Modernisierung des Ausgabenmanagements
Für die meisten Menschen ist es ein notwendiges Übel, ein oder zwei Stunden Zeit zu investieren, um Belege zu sortieren und eine Spesenabrechnung auszufüllen. Nicht so bei Acubiz. Das 1997 gegründete Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, die Kostenverwaltung zu vereinfachen. Es unterstützt seine Kunden dabei, einen häufig zeitaufwändigen, manuellen Prozess zu optimieren und zu automatisieren.
Anders Holm Petersen, Business Development, Acubiz, erzählt die Geschichte: „Wir wissen, dass die meisten Unternehmen sich bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben auf Tabellen verlassen. Beispielsweise gibt ein Mitarbeiter Details zu seinen Ausgaben in eine Tabelle ein und übermittelt diese zusammen mit einem Umschlag voller Papierbelege und Rechnungen an die Finanzabteilung. Das Finanzteam muss diese Daten dann manuell in das Buchhaltungssystem der Organisation eingeben. Das stellt eine hohe Belastung für das Personal dar, wobei jede Ausgabeneinreichung im Durchschnitt 60 Minuten in Anspruch nimmt. Zudem birgt die manuelle Eingabe von Daten über verschiedene Systeme hinweg auch das Risiko menschlicher Fehler.“
Um die Einreichung, Verarbeitung und Verwaltung von Geschäftsausgaben schneller und einfacher zu gestalten, führte Acubiz das Expense Management System (EMS) auf Basis der Kollaborationssoftware HCL Domino ein.
„Seit über 20 Jahren unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihr Ausgabenmanagement zu optimieren und ihre Verarbeitungsproduktivität zu verbessern“, so Anders Holm Petersen. „Aber wir ruhen uns nicht auf unseren Lorbeeren aus – wir sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, unseren Service zu verbessern. Deshalb haben wir uns entschieden, mobile Funktionen in Acubiz EMS zu integrieren.“
Wir nutzen HCL Domino seit mehr als 20 Jahren, daher wissen wir, wie zuverlässig es ist. In den kommenden Jahren planen wir, die Infrastruktur auf 1 Millionen Nutzer zu skalieren. Wir sind zuversichtlich, dass wir mit HCL Domino das Kostenmanagement weiter revolutionieren können.
— Anders Holm Petersen
Geschäftsentwicklung Acubiz
Die Lösung
Going Mobile
Acubiz wollte sein Serviceangebot erweitern und die Nutzung von Acubiz EMS auf Mobilgeräten vereinfachen. Anders Holm Petersen erinnert sich: „Wir realisierten, dass es eine Möglichkeit gab, die Einreichung von Ausgaben noch bequemer zu gestalten – und sie befand sich in der Tasche aller Mitarbeiter. Wir haben eine Smartphone-App namens Acubiz Capture entwickelt, die es Mitarbeitern ermöglicht, ein Foto von einem Beleg zu machen und ihn direkt in das Acubiz EMS ihres Unternehmens hochzuladen. Die Spesenabrechnung wird mit einer Reihe vollständig digitalisierter und automatisierter Workflows bearbeitet. Anschließend werden die Daten an das Gehaltsabrechnungssystem weitergeleitet, und dem Mitarbeiter werden die Ausgaben erstattet – ohne jegliches Ausfüllen von Tabellen oder Versenden von Papierbelegen.“
Eine schnelle und zuverlässige Kommunikation zwischen der mobilen App und dem Acubiz EMS des Kunden ist entscheidend, wie Anders Holm Petersen erklärt: „HCL Domino, die Grundlage von Acubiz EMS, bietet sämtliche Schnittstellen, die für die Kommunikation zwischen App und Webportal erforderlich sind, sodass die Fotos in Acubiz EMS sofort sichtbar sind. Wir schätzen wirklich, wie HCL Domino es uns ermöglicht, unsere Kernlösung zu erweitern und neue Funktionen einzuführen, während es gleichzeitig als Fundament für unsere Dienstleistungen dient.“
Er fährt fort: „HCL Domino ist das Herz von Acubiz EMS. Wir speichern und bearbeiten jährlich mehr als 25 Mio. Transaktionen auf der HCL Domino-Plattform, die umfassende integrierte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Finanzdaten bietet. Wir waren beeindruckt von der Einfachheit, mit der sich die Plattform warten lässt.“
Wir sind zuversichtlich, dass wir mit HCL Domino das Kostenmanagement weiter revolutionieren können.
— Anders Holm Petersen
Geschäftsentwicklung Acubiz
Die Ergebnisse
Mit Acubiz Capture und Acubiz EMS können Unternehmen ihre Ausgaben schneller und kostengünstiger verarbeiten als je zuvor. Anders Holm Petersen dazu: „Mitarbeiter können in Sekundenschnelle Fotos ihrer Belege hochladen, sodass sie den Papierbeleg entsorgen und einfach ihre Arbeit fortsetzen können. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, Quittungen zu sammeln und eine Spesenabrechnung einzureichen, wenn sie wieder im Büro sind. Und die Finanzteams brauchen keine Stapel Papierbelege mehr durchzulesen und müssen die Daten auch nicht mehr in verschiedene Tabellenkalkulationen und Buchhaltungssysteme eingeben. Wir haben festgestellt, dass Kunden mit Acubiz Capture und Acubiz EMS im Schnitt in nur fünf Minuten Kostenansprüche geltend machen können – im Vergleich zu einer Stunde und mehr in der Vergangenheit.“
Da alle Kreditkartentransaktionen einer Firma automatisch in Acubiz EMS importiert werden, können Finanzteams diese Transaktionen problemlos mit den Belegen der Mitarbeiter in Acubiz Capture abgleichen, wodurch noch mehr Zeit eingespart wird. Kartentransaktionen sind in Acubiz EMS innerhalb von 24 Stunden zu sehen, wodurch sich Finanzteams den Aufwand sparen können, die Details einzugeben und sie manuell mit den entsprechenden elektronischen Belegen abzugleichen.
Die mobile App ist immer beliebter geworden – seit der Einführung der Smartphone-App vor einigen Jahren ist die Benutzerbasis von Acubiz von 40.000 auf über 110.000 angewachsen. Acubiz hat außerdem eine App eingeführt, mit der das Management die Ausgaben der Mitarbeiter auch unterwegs genehmigen kann. Anders Holm Petersen: „Die Akzeptanz war fantastisch, die Kunden sind mit der Acubiz-Lösung sehr zufrieden. Aber wie bereits gesagt, sind wir stets bestrebt, die Services zu verbessern und neue Funktionen hinzuzufügen. So haben wir vor kurzem ein Add-on für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung eingeführt, das es Kunden erleichtert, diese bei Einkäufen im Ausland zurückzufordern.“
„Außerdem möchten wir alle in Acubiz EMS gespeicherten Daten durch die Einführung von Analysediensten nutzen. Wir möchten unseren Kunden einen tieferen Einblick in ihre Ausgaben bieten und ihnen helfen, Fragen wie „In welchem Bereich sind meine Ausgaben am höchsten?“ zu beantworten.
Mit großen Plänen für die Zukunft von Acubiz EMS hat das Unternehmen vollstes Vertrauen in die zugrunde liegende Plattform HCL Domino.
Über das Unternehmen
Acubiz mit Hauptsitz in Birkerød, Dänemark, versorgt mehr als 110.000 Benutzer in mehr als 30 Ländern und ist einer der führenden Anbieter von Kostenmanagementlösungen in Europa. Mit dem Cloud-basierten Ausgabenmanagementsystem des Unternehmens und den unterstützenden Smartphone-Apps ist die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben deutlich weniger zeitaufwändig und mühsam.
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