シームレスで企業全体のコラボレーションにより、付加価値のあるデジタルサービスへの道を開きます

市場のリーダーシップをターゲットにする   

2050年までに、アフリカ人の半数以上が都市に住むと予想され、都市化が大陸全体でペースを上げるにつれて、混雑した建設資材業界の企業は顧客の忠誠心をめぐって激しい競争に直面しています。

南アフリカの建設資材の大手サプライヤーであるAfriSamは、そのシェアを拡大​​し、新しい市場の顧客に選ばれるサプライヤーになるためには、付加価値サービスが不可欠であることに気づきました。

AfriSamのISポートフォリオおよび非SAPアプリケーションマネージャーであるLucyMontagueは、次のように述べています。優れた建設資材ソリューションを備えたより良い社会。

「アフリカ全体で、スマートフォンの急成長とモバイルインターネットサービスの拡大により、顧客の閲覧、比較、購入の方法が一変します。競合他社とは一線を画すデジタルサービスを構築する機会がありました。これにより、顧客は見積もりをリクエストしたり、注文したり、オンラインで配達を追跡したりできるようになりました。」

これまで、AfriSamは、ビジネスを推進するために紙ベースおよび電子メールベースのプロセスに依存していました。サービス変革の最初のステップとして、AfriSamは新しい働き方の基盤を築く必要がありました。

「私たちの電子メール、紙、電話への依存は、多大な時間とリソースを消費しました」とモンタギューは説明します。 「たとえば、毎年、ISO 9001認証を更新するための監査を実施しています。これは、主要な建設およびエンジニアリングプロジェクトに入札するための前提条件です。従業員が必要な情報を収集することは困難であったため、必要な内部監査タスクの実行には6か月もかかり、同時にレポートの作成にも時間がかかる可能性がありました。」

彼女は次のように続けています。「紙ベースのプロセスでは、さまざまなビジネスユニットすべてがベストプラクティスに従っていることを確認することも困難でした。合計で、ビジネス全体のポリシー、手順、および作業指示に関連する25,700を超えるドキュメントがありました。真実の複数のバージョンが共存しやすいこの方法でプロセスを文書化すると、迅速に適応する能力も制限されました。競争に勝つための敏捷性を確保するために、シームレスで機敏な方法で従業員が協力できるようにしたいと考えました。 。」

デジタルトランスフォーメーションの推進

AfriSamは、HCL Connectionsに基づくビジネスソーシャルネットワークを使用して、電子メールとカレンダー用の既存のHCL Notes® および HCL Domino® ソリューションを強化することを決定しました。これにより、電子メール、タスク管理、インスタントメッセージング、ファイル共有、および共同ドキュメント編集が1つのプラットフォームに統合されます。

Montagueは次のように回想しています。「他の企業にプラットフォームを展開した経験があるため、最初はMicrosoftSharePointを検討しました。ただし、MicrosoftソリューションとHCL製品を比較したところ、Connectionsのコラボレーション機能の方が特定のビジネス要件に適していると感じました。」

AfriSamは、デジタル戦略を実行に移すために、HCLプラチナビジネスパートナーi1ソリューションと連携して、HCL接続やHCLLEAPを使用したISO9001監査などの主要なビジネスプロセスのコラボレーションワークフローを形成しました。

「i1Solutionsは、プロジェクトを成功させるために必要な専門家のリソースを提供してくれました。そして、彼らのコンサルタントは本当に私たちのためにさらに一歩前進しました」とモンタギューはコメントします。 「私たちのコラボレーションソリューションはビジネス変革プログラムの他のイニシアチブの基盤であるため、私たちは厳しい締め切りに取り組んでいました。そして、i1ソリューションチームは私たちと昼夜を問わず協力して、私たちを時間内にゴールラインに到達させました。」

同社はまた、HCLビジネスパートナーのUkuvuma Solutionsと協力して、カスタムビルドのコラボレーションソリューションを実装しました。

本日、AfriSam は HCL Connections をビジネス全体で1,011人のユーザーに展開しました。また、従業員を変更プロセスに関与させるために、AfriSamはAfriSamWayと呼ばれる新しいトップダウンのボトムアップコミュニケーション戦略を開発しました。

すべての従業員のために一元化されたデジタルワークスペースを構築したかったのですが、HCLソリューションとAfriSam Wayのおかげで、まさにそれが達成されました」とMontague氏は言います。 「私たちのすべての会議の議事録は、仮想的に行われるか対面で行われるかにかかわらず、HCL Connectionsと、ポリシーと手順に関するすべてのドキュメントに記録されるようになりました。

「私たちはソーシャルビジネスアプローチを採用して以来、ISO規格の測定と維持は日常生活の一部になっています。実際、最新のギャップ分析中に、監査人は、HCL Connections を使用してアクションと説明責任を追跡することで得られたプラスの違いについてコメントするのを邪魔しませんでした。」

付加価値サービスの基盤を築く

AfriSamは、南アフリカ全土での事業をサポートするビジネスソーシャルネットワークを使用して、顧客サービスの変革を推進するために必要な俊敏なデジタル文化を構築しています。

「以前は、監査中に特定された問題を解決するのに数か月かかる可能性がありましたが、今日ではすべてが変わりました」とMontague氏は説明します。 「会議または内部監査で特定した項目はすべて、アクティビティとして HCL Connections の監査コミュニティに送られます。これらのアクティビティは、関連するラインマネージャーに割り当てられます。ラインマネージャーは通常、アイテムを数時間で解決するために必要な証拠をアップロードします。 HCL Connectionsが提供する可視性の向上のおかげで、今年はすでにいくつかの監査項目を閉鎖し、流通しているドキュメントの数を25,700から4,700に減らすことができました。

彼女は次のように付け加えています。「HCL のソリューションは、エンタープライズリスク管理とビジネスの間の障壁を打破するのにも役立ちます。最近、HCL LEAPを使用して、UkuvumaSolutions の AgilityIntegrationPortalとHCL Domino Designer と XPages を使用して自己監査ワークフローを作成し、報告された監査項目を HCL Connections アクティビティに自動的に変換しました。年間の作業負荷を大幅に削減し、従業員が付加価値のある活動に集中できるようになりました。」

AfriSamは、HCL Connections の手順とポリシー文書の信頼できる唯一の情報源を使用して、すべてのビジネスユニットがベストプラクティスに従っていることを確認するのに役立っています。

「これまで、部門間の限られたコミュニケーションと紙ベースのプロセスの組み合わせは、ビジネスのさまざまな部分が採用などの手順に対してさまざまなアプローチに従うリスクが常にあったことを意味していました」とモンタギューはコメントします。 「ドキュメントをデジタル化して HCL Connections に移行する過程で、プロセスと手順を98％統合することができ、AfriSam全体で明確で一貫性のある標準を維持するのに役立ちました。」

AfriSam は、ビジネスの中心にエンタープライズクラスのコラボレーションプラットフォームを備えており、ビジネスの成長をサポートする革新的な付加価値サービスを開始する準備をしています。

「私たちが最初に変革プロセスに着手したとき、私たちは明確な目標を持っていました。それは、テクノロジーがバックグラウンドにフェードインすることです」とモンタギューは言います。 「今日、まさにそれが起こっているのです。マネージャーの1人が製造工場の制御室に立っている場合、マネージャーはモバイルデバイスでメッセージにその場で応答できます。私たちの従業員は、HCL Connections での朝の会議で仕事を始めるようになっています。これは、日々の計画を立てるために最初に訪れる場所になりつつあります。」

彼女は次のように結論付けています。「将来を見据えて、デジタルビジネスになることが、競争の激しい市場で差別化するための鍵になると考えています。新しいコミュニケーション戦略と HCL Connections のおかげで、革新的なサービスをサポートするために必要な基本的な機能を構築しています。」